辦公室行政管理培訓班

作為辦公室綜合管理人員，公文寫作、溝通協(xié)調(diào)、會務安排，接待賓客等幾乎每天都要面對這些工作，事無巨細，頭緒繁多，要么被湮沒在文山會海中，要么疲于在各部門、各領導間協(xié)調(diào)溝通，要么強作笑顏商務應酬，這些煩惱何時了？

有沒有一些行之有效的方法和工具，甚至是一些套路、模板和捷徑讓我們的工作有序、有趣、有效？

為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，圍繞寫作、禮儀、溝通、會務等方面展開，提供具體方法和工具落地。通 過集中訓練，學會從雜、亂、累中解放出來，全方位提升行政管理人員的職業(yè)化認知水平和實操能力，快速實現(xiàn)“小白”到“專 家”的華麗轉(zhuǎn)身。

第 一 講：精益求精——公文寫作語言要求與審核修改

一、 公文語言的七個要求

1. 準確——避免歧義或褒貶失當

2. 嚴謹——避免用詞*偏激

3. 莊重——“六個”不能用

4. 簡明——篇幅句子語言精煉要求

5. 平實——避免夸張修辭故弄玄虛

6. 得體——上達意中說理下通情

7. 創(chuàng)新—— “新瓶“如何裝”舊酒”

案例：毛主席關于建立報告制度

二、 文不厭改

1.公文審核四字真言：審、核、究、改

2. 公文修改三個維度

常見錯誤例析：易混詞、錯別字、標點、數(shù)字、語法

知識拓展：常見法定計量單位，漢語數(shù)字及阿拉伯數(shù)字用法

第二講：精準有序——公文處理規(guī)范

一、 公文處理的概念

1. 公文處理的內(nèi)容

2. 公文處理的性質(zhì)

3. 公文處理的三階段

二、 公文處理的原則

1. 公文處理的原則：實事求是、精簡、高效

2. 公文處理的要求：及時、準確、安全、保密

3. 公文處理的時限：一般件與復雜件，平件與急件

4. 公文處理的主要環(huán)節(jié)

三、 收文處理的一般過程

1. 公文的收受與分流

（1）簽收

（2）外收文登記

（3）啟封

（4）內(nèi)收文登記

（5）分辦

（6）摘編

2.收文審核要求

（1）三大要求

（2）四個重點

3.辦理收文

1) 登記錄入

2) 受理審核

3) 退文處理

4) 公文分辦

5) 公文擬辦

4.“辦件”簽字意見規(guī)范

1) 對貫徹落實事項的上級文件

2) 請示性公文

3) 平行文

4) 對征求意見轉(zhuǎn)回來的文件

5) 常用結尾用語

6) 常用遞送用語

7) 常用期請用語

8) 常用批轉(zhuǎn)用語

9) 辦公室擬辦意見簽字規(guī)范

10) 主辦單位負責人簽字意見規(guī)范

11) 主辦人簽字意見規(guī)范

12) 協(xié)辦單位負責人簽字意見規(guī)范

13) 協(xié)辦人簽字意見規(guī)范

●擬辦處理注意事項

●決策批示簽字藝術經(jīng)典10例

●擬辦意見和領導批示常用語使用的區(qū)別

●“四個分清”

5.“閱件”簽字意見規(guī)范

1) 辦公室擬辦意見規(guī)范

2) 其他單位簽字意見規(guī)范

6.收文審批流程

1) 擬辦公文整理

2) 程序送審

7.收文的組織傳遞

（1）組織傳閱

（2）催辦

（3）查辦

8.處置辦畢公文

（1）立卷歸檔

（2）清tui

（3）暫存

（4）銷毀

四、發(fā)文處理的一般過程

1. 制發(fā)程序

2. 草擬審核

1) 內(nèi)容

2) 行文

3) 文字

4) 格式

5) 文種

常見公文錯誤例析

第三講：操之在我——三階段高效會務管理

一、 會議管理的基本概念

1. 會議管理的概念

1) 是管理方式——公眾的、見證的、議事的（官方?jīng)Q定）

2) 是履職配套——報表、報告、匯報、公文（成套體系）

3) 涉管控全程——調(diào)研、研討、宣貫、協(xié)調(diào)、檢查、表彰

2. 會務分類（常見會議的類型）

1) 交流 ● 以會商

2) 溝通 ● 以決議

3.會議的目的

4.會議效率低下的原因

1) 會議主題——必要/成熟/可行

2) 參會人員——確保理性商議

3) 議題交流——準備充分

4）成功會議的標準

案例：《羅伯特議事規(guī)則》十二條

5.會議管理的基本要素

二、會前：準備細密

（一）策劃

1.好會議是策劃出來的

（1）定議題

（2）定分工

（3）定方案

〔案例分析〕怎樣讓會議通知和議程更準確？

2.會議策劃的三原則

〔工具分享與運用〕高效會議策劃

（二）通知

1. 關系者參加

2. 誰主事誰來

3. 誰知道誰說

（三）備料

〔工具分享與運用〕會議準備之“蓮花寶典“

（四）布場

會議布場時經(jīng)常會忽略的細節(jié)

1. 布場地

2. 布講臺

3. 布座位

4. 主席臺

〔案例分析〕細節(jié)決定成敗

三、會中：合理控制

（一）關鍵事項

（二）時間安排

1. 興奮積累

2. 議題數(shù)量

3. 引導時間

4. 精力恢復

5. 插題費時

6. 會議時長

（三）四種角色的職責：主持人，記錄人，與會者，領導

1. 與會者責任

2. 記錄者

1) 記錄要領

2) 速記方法

（四）會議結束

1. 達到目標——結束

2. 達到時限——中止

3. 緊急情況——中斷

四、會后：跟進到位

（一）公布決議

（二）跟進督辦

1.計劃督導法

工具：重點工作督辦表

2.工作銷項法

（三）改善提升

五、培訓主動工作的職業(yè)素養(yǎng)

1. 學會正確的時間管理

2. “工作日志”是提升效率的法寶

3. 積極主動向領導匯報工作的八個建議

4. 向上溝通的五個準備及四個要領

第四講：禮行天下——會務接待

一、 職業(yè)形象

1. 著裝六戒

2. 儀態(tài)禮儀

二、 接待禮儀

1. 引導禮儀

2. 介紹禮儀

3. 名片禮儀

4. 握手禮儀

5. 送別禮儀

6. 乘車禮儀

三、會議禮儀

1.會務茶水服務禮儀

1) 茶葉的準備

2) 茶具的準備

3) 個人衛(wèi)生的準備

4) 倒茶禮儀

5) 會議服務茶水禮儀細節(jié)

2.會議禮儀服務流程

1）會議的籌備工作

●確定接待規(guī)格

●發(fā)放會議通知

●會場的選擇

●會場的布置

●會議資料的準備

●接待人員提前入場

2）引導禮儀

●陪車引導

●陪同客人行進的位次

●上下樓梯時

●國際展會時

3）會議服務禮儀

●例行服務

●餐飲安排

●現(xiàn)場記錄

●會議座次排定

●會議發(fā)言人的禮儀

●會議參加者禮儀